こんにちは！きなこです😊
今回は、初心者こそ知るべき
Excel×AIに欠かせない知識の１つ
”AIと友達になる方法”
についてお話します！
突然ですが質問です！
あなたは作業時間を
10分の1にしたいと
思いませんか？
今回お話する
コツを掴めば
それが可能になります。
そして、社内での信頼度も
格段に向上します。
なぜなら…
AIを使うことで
今まで立ち止まって考えていた
関数もマクロも
あっという間に
あなたの代わりに
考えてえてくれるからです！！
さらに、Excel×AIでは
業務効率化だけではなく
心の余裕も生まれます！
仕事でも家庭でも
忙しさや不安から解放され
心に余裕が生まれると
劇的にライフバランスが
整うようになるからです。
逆に言えば…
AIの使い方を知らなけば
自分が時間を削って
Excelの関数やVBAを
勉強していくしかないでしょう。
なぜならExcelの使い方は
参考書などが世の中に溢れていて
勉強を促される環境が
周りにあるから…
Excelを仕事で使う上で
AIを活用しないなんて
もはや時代遅れなのです。
今回はそんなExcel×AIを
活用する考え方やプロンプト例を
いくつか丁寧に解説します。
しっかり理解して、あなたの
仕事に活かしてください。
AIと友達になるってなに？
まず、AIと友達になるとは
どういうことなのか説明しますね！
AIに何かを質問する時
自分の求めている
答えを出してもらうには
以下の
６つのコツが必要です。
①自分がExcelで
なにをやりたいのか考える
②やりたい事を言語化する
③言語化したものを簡潔にまとめる
④AIに投げて回答をもらう
⑤実際に使ってみて
答え合わせをする
⑥修正が必要だったら
②から繰り返す
の６つのコツです。
例えば、上司との会話。
上司と会話する時に
６つのコツを当てはめると
①何をどうやって話すか考える
②話したい事をまとめてみる
③まとめたことを上司向けに
簡潔にまとめる
④上司に聞く
⑤自分の聞きたかった答えが
返ってきたか確かめる
⑥欲しい回答じゃなかったら
もう一度聞き方を考える
という流れになります。
上司との会話にそれぞれの項目を
当てはめてみると
きちんとした
ビジネス会話になります。
また、相手が上司ではなく
AIだとしても
きちんと会話が成立し、
自分の欲しい答えがきちんと
返ってきます。
なぜなら
これがプロンプトと呼ばれる
AIと会話する時に
必要な流れになるからです！
AIから欲しい回答を引き出す
会話をする＝AIと友達になる
ということです。
それでは４つに分けて
解説していきますね！
自分が何をやりたいのか
まず①の、
自分がExcelで
何をやりたいのか考える
何をするにも
自分の考えがなければ
始まりませんし
やりたいことを
明確にしておく
必要があります。
考えるときには
何のデータを使って
最終的にどうしたいかを
イメージしておくことが必要です。
逆に言うと、最終的なゴールを
イメージできないと
AIに聞くことすらできません。
例えば、データ作成を
誰かにお願いする場合
ただ、「データ作成して」
と言うより
「AとBのデータを使って」
というスタートと
「合計が〇〇以上、
平均が〇〇以上の会社に
絞った資料にして」
というゴールをAIに伝えると
求めているデータが
出来上がってきます。
言語化する
次に②③の言語化です。
言語化は
AIと友達になる第一歩です！
AIに聞きたいことを、
言葉で表現できなければ
聞くことができません。
先ほどのデータ作成の
例で言うと
最終的なゴールを
言語化できる人とできない人では
自分が求めている答えが
返ってくる確率が変わってきます。
ということです。
しかし、言語化できたことに
満足してしまうのではなく
簡潔にまとめることまで
やっていく必要があります。
上司に話す際も
ダラダラと言いたいことを
話してしまうと
途中で何を話しているのか
上司が分からなくなってしまうため
言語化したものを
より簡潔に分かりやすく
まとめる必要があります。
AIに投げて答えをもらう
続いて④、
AIに投げて回答をもらいます。
とりあえず投げてみないと
先に進めません。
簡潔にまとめた内容を
AIに投げてみて
はじめて進め方が見えてきます。
データ作成の例で
AIへ投げる内容で言うと
✔ データ作成して
✔ AとBのデータを使って
✔ 合計が〇〇以上
✔ 平均が〇〇以上
✔ 条件をクリアした会社を出して
といった具合に
簡潔にまとめた内容を
AIに投げて回答をもらいます。
修正する
最後に⑤⑥の修正です。
AIの回答も完璧ではありません。
とにかく求めている答えと
違う部分を指摘していきます。
データ作成も大詰め、
とりあえず聞いてみて
修正していきましょう！
というフェーズになるので、
求めている回答と違う部分を
指摘⇔修正を繰り返し
自分が欲しい回答へ
軌道を修正していきます。
なぜ求めている回答が
でてこないのか
言語化できない部分が
あるかもしれない
自分の聞き方を
振り返りながら
ひたすら修正していきます。
Excelへの活かし方
さて、この６つのコツが
一番どこで活かせるか
考えてみてみませんか？
それは自動化！
自動化はVBAという言語を使って
手作業の業務を自動化することが
できるんです！
例えば、
メールの自動作成ツール！
Excelでメールの
・本文
・宛先（TO、CC、BCC）
・件名
など必要な情報を一覧にし、
ボタン１つで数十件のメールを
自動で作成してくれる
そんなツールが作れたら
ステキですよね。
簡潔に言語化してみると
✔ VBAでメールを自動で作成したい
✔ 宛先、件名、本文は
Excelファイルに記載
✔ 本文はHTML形式
✔ 宛先が入っている分だけ
メールが作成されるようにしたい
というかたちになります。
恐らくこれをAIに投げると
宛先、件名、本文は
どの列に入っているのか
添付ファイルの有無
などが不足情報として
AIから聞かれるでしょう
それに回答し、
修正してもらう
そして、次は使ってみる
を繰り返します。
それを繰り返していくうちに
どこまで詳しく言語化したら
自分の求めている答えが
返ってくるか
ということが掴めてきます。
まとめ
いかがでしたか？
あなたの業務にこの
６つのコツが活かせれば
きっと想像以上に
業務の効率化や
時短に繋がります。
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